Las PyME son empresas que cuentan con recursos limitados, por lo que necesitan apoyarse en las tecnologías para asegurar su crecimiento. La automatización de su gestión le provee grandes ventajas, incluso igualar el comportamiento y las capacidades de las compañías más grandes de su propio sector.

En este artículo conocerás qué es la automatización de los flujos de trabajo, su importancia y cuáles son las 4 plataformas más potentes que encontrarás en el mercado, para la automatización de los flujos de trabajo de tu negocio.

¿Qué es la Automatización de los Flujos de Trabajo?

Un flujo de trabajo es una secuencia de actividades o pasos que deben cumplirse para concretar con un trabajo específico. Todas esas acciones conforman lo que se conoce como un proceso y requiere que se conjuguen una serie de recursos para llevarlos a cabo.

Ahora imagine que un posible cliente llega a su sitio web, lo revisa y se interesa en un servicio. Dicho servicio cuenta con un formulario donde el negocio recaba la información necesaria para levantar una cotización. Al momento que el posible cliente termina de completar el formulario, usted no solo recibe un correo con la información y los datos de contacto, sino que además recibe ya la cotización elaborada, y más aún el sistema ha enviado la cotización al cliente.

Que tal si el sistema está diseñado para detectar si el cliente aprobó o no el proyecto, y dependiendo de ello, enviar correos de seguimiento. Y si el proyecto es realizado, es el mismo sistema el que da seguimiento al proceso de cobros. ¿Cuánto tiempo ahorraría usted y su personal?, tiempo que ahora podría ser empleado en actividades que realmente aporten beneficios al negocio.

Esto es la automatización de procesos. Los negocios tienen muchos procesos, y hoy día existe la tecnología que le permite a las pymes ahorrar dinero al automatizar sus procesos.

Importancia de la Automatización de los Flujos de Trabajo

Con la automatización de los flujos de trabajos conseguirás importantes ventajas para tu negocio como:

• Disminuir costos operativos, ya que se se procura la mayor eficiencia en cada actividad, se incrementa el trabajo de máquina que es más económico y rápido que el humano, se obtienen más resultados en poco tiempo.
• Mejora la percepción de clientes internos y externos, al acelerar la capacidad de respuesta con respecto a cualquier solicitud que se haga.
• Existe un ahorro importante de tiempo, que los trabajadores pueden emplear en funciones más relevantes de la organización.

Herramientas para la Automatización de los Flujos de Trabajo

Esta es nuestra selección de herramientas más potentes con las que puedes automatizar los flujos de trabajo de tu negocio:

Zapier

Zapier es una plataforma que ofrece soporte para más de 3000 aplicaciones, que puedes integrar para la automatización de tus flujos de trabajo.

Es simple de usar, pues solo requiere 3 pasos para crear un proceso. Ofrece soluciones para todas las áreas del negocio y no requiere que sepas programar para cumplir con el cometido.

Tiene un plan gratuito y múltiples opciones de pago que van desde los 20 dólares aproximadamente, hasta más de 3 mil mensuales con facturación anual.

Zoho Flow

Zoho Flow es una de las alternativas que te ofrece la casa de software Zoho y que permite elegir entre las 600 aplicaciones que son soportadas en la actualidad, para que realices tus integraciones en un ambiente gráfico y con solo arrastrar y soltar.

Si deseas crear soluciones más complejas con operaciones más avanzadas, es posible utilizar un lenguaje de programación propio de la casa de software. Facilita el trabajo colaborativo, pues es posible crear flujos en equipo para mayor adecuación a las necesidades de tu empresa.

Tiene un plan gratuito y dos de pago que no exceden los 25 dólares mensuales, y permite tanto la facturación mensual como anual.

Zoho Creator

Es otra opción de Zoho pero que va un poco más allá.  Con Zoho Creator se puede automatizar flujos con aplicaciones personalizadas para tu negocio con poca o ninguna necesidad de código.

Posee un entorno visual que te facilitará crear las soluciones que necesitas, con importantes herramientas como formularios avanzados que aceptan códigos de barra, detectan ubicación, entre otras ventajas.

Estas aplicaciones pueden ser alojadas en tus servidores, los de Zoho o en cualquier servicio de la nube que elijas.

Utiliza el mismo lenguaje de programación que Zoho Flow, Deluge, que requiere de instrucciones cortas para hacer el trabajo. Tiene una cuenta gratuita para un único usuario, y dos de pago que van desde los 20 a los 350 dólares mensuales.

ProcessMaker

Proporciona la posibilidad de automatizar tus procesos y tenerlos disponibles tanto a nivel local como en la nube. Requiere conocer además de la lógica de negocios, la metodología BPMN para modelar y poner en marcha los procesos.

Permite la conexión entre una amplia cantidad de aplicaciones, para que crees tus procesos personalizados.

Se trata de una herramienta que ha sido galardonada, pero que a todas luces se orienta a empresas con muy altos ingresos, pues tiene 4 planes en su haber que van desde $1,495 mensuales con facturación anual.

Conclusiones

La automatización de los flujos de trabajo es la capacidad de estandarizar los procesos de la organización. Con la ayuda de soluciones informáticas podrás conseguir mayores ventajas para tu negocio, como ahorro de dinero, tiempo y disminución del esfuerzo.

Las 4 herramientas más potentes del mercado para llevar adelante esta automatización son:

• Zapier
• Zoho Flow
• Zoho Creator
• ProcessMaker