Mantener la información financiera organizada es una de las actividades más estratégicas de cualquier negocio, sin importar su tamaño.

No es solo que posibilita tomar decisiones oportunas, sino que evita incómodos problemas como estados de cuenta de clientes desactualizados, órdenes de compras extraviadas, falta o nula gestión sobre las cotizaciones o tiempo dedicado a tareas que no generan rentabilidad como las conciliaciones bancarias, entre otras muchas. Además, con el COVID-19 aprendimos que invertir en herramientas para la transformación digital de los negocios no es un lujo, sino una necesidad.

Pero, esta no es la realidad más común en las Pymes. A las pequeñas y medianas empresas les puede parecer muy costoso realizar cambios en sus sistemas contables. Es por ello que algunos dueños se apegan a sus antiguos sistemas contables e idealizan las hojas de cálculo en términos de gestión financiera.

No se trata de lo que esté mal o bien, pues esta no es la santa inquisición. Pero el enfoque sí debe estar en lo que resulte más eficiente.

Es más costoso esperar 3 días para un informe que muestre la situación real de la empresa, que optar por la adquisición de un software contable que puede ofrecerte respuesta en términos de segundos; inclusive, conectándome desde tu teléfono inteligente.

Esto y más lograrás alcanzar con Zoho Books. Es por eso que te contaré de qué se trata y cuantos beneficios te puede proporcionar esta poderosa solución de contabilidad.

¿Qué es Zoho Books?

Es un potente software contable simple, escalable y basado en la nube, que sirve de apoyo para la gestión de la información financiera de tu negocio con altos índices de eficiencia.

Permite la automatización de los flujos de trabajo y facilita la colaboración en tiempo real de tus empleados para optimizar su productividad.

Tiene más de 10 años en el mercado y se orienta a pequeñas empresas.

Incluye funciones como manejo de cuentas por cobrar, por pagar, inventarios, bancos, contactos y más.

Posee una aplicación móvil disponible para sistemas operativos IOs y Android, con la que puedes gestionar tus movimientos financieros desde el lugar en el que te encuentres.

Principales funcionalidades de Zoho Books

Este robusto software tiene múltiples funcionalidades, que lo hacen ideal para contar con una gestión inteligente de las finanzas en cualquier negocio. Entre ellas se encuentran:

• Cuenta con un portal exclusivo para clientes en el cual podrán recibir tus cotizaciones, hacer comentarios, aprobarlas incluso a través de la digitalización de sus firmas, aceptar las facturas con sus detalles, así como realizar los pagos en múltiples divisas.
• Incluye un portal para proveedores que les facilita subir sus facturas y hacer seguimiento de los desembolsos, sin acudir a constantes correos electrónicos y llamadas telefónicas.
• Se integra con múltiples pasarelas de pago para que puedas vender en distintas divisas sin inconvenientes.
• Soporta transacciones recurrentes que te ayudarán a recibir pagos de manera automática en periodos semanales, mensuales o anuales. Esto resulta ideal para compras programadas o financiamientos.
• Realizarás conciliaciones bancarias o de las plataformas de pago en segundos, al conectar tu cuenta e importar los reportes.
• Los impuestos solo requieren una configuración inicial. Luego con la ayuda de unos pocos clics, obtendrás informes precisos para estar al día con los tributos de tu país. 
• Posee una completa gestión de inventarios que posibilita no solo el control de la existencia, sino la personalización de descuentos a clientes para la fidelización. 
• Con su función de automatización podrás enviar facturas y realizar cobros recurrentes.
• En el caso de que te dediques a vender servicios por proyectos, este software cuenta con funcionalidades que permiten rastrear la cantidad de horas de dedicación a las actividades, incluso si lo haces para múltiples clientes. 
• Podrás conocer el estado de los ingresos y egresos de tu empresa en pocos segundos por medio de sus diversos informes. 
• A través de su aplicación móvil podrás realizar muchas tareas desde el lugar en el que te encuentres, incluso puedes enviar recordatorios y hacer seguimiento de facturas en tu reloj inteligente.

¿Por qué usar Zoho Books?

Son varias las razones por las que integrar esta solución a tu empresa se convertirá en una ventaja para tu negocio.

Su precio

Zoho Books cuenta con tres planes: Básico, Estándar y Profesional con un costo mensual de 9, 19 y 29$. Pero, si realizas el pago anual obtendrás dos meses gratis con todas las funcionalidades de este magnífico software.

Con esta diversidad de planes puedes escalar la solución a medida que tu negocio se fortalezca.

Estos están estructurados para atender 2, 3 o 10 usuarios. Sin embargo, la empresa te permite mejorar esa capacidad tan solo con pagar 2$ por mes o 20$ por año, por cada adicional.

Al registrarte tendrás 14 días de prueba con acceso ilimitado y podrás acceder a estos planes tarjetas de crédito, transferencias bancarias y Paypal.

Sus bajos costos facilitan la implementación del sistema dentro de los procesos internos de la empresa sin necesidad de grandes inversiones.

Integraciones

Zoho Books se conecta con muchas otras soluciones para ofrecerte las mayores ventajas a la hora de automatizar tu gestión empresarial. Entre los software más populares están CRM, Inventory, Expense y Subscriptions de la propia casa.

De las externas es posible mencionar a Gsuite, zapier, Dropbox, Box, Slack y Uber for Business, entre otras. También múltiples plataformas de pago como Paypal, Stripe, Razor Pay, 2checkout y Braintree y más.

Con todo esto, Books expande su alcance con el objetivo de fortalecer la gestión de tu empresa y ayudarte a crecer.

Soporte

Con la adquisición de cualquier plan obtendrás ayuda gratuita las 24 horas 5 días a la semana, por vía de correo electrónico y llamadas telefónicas.

Seguridad

De nada sirve un software de esta índole que no proporcione el blindaje de los datos, mucho más por considerar su sensibilidad.

Con Zoho Books tu información se encuentra segura, ya que utiliza cifrado SSL en cada una de sus transacciones, lo que impedirá su rastreo por parte de intrusos.

También incorpora mecanismos para la seguridad durante el ingreso a la cuenta, por medio de autenticación en dos pasos, además de la implementación de acceso por niveles en los que otros usuarios podrán observar solo la información que consideres les es pertinente.

Facilidad de uso

Se trata de un software muy intuitivo, por lo que no se te dificultará uso. Sin embargo, cuenta con documentación amplia en su portal para cualquier duda que te surja.

De igual manera, tienen a disposición de los usuarios un conjunto de seminarios con múltiples de temas de interés solo que estos se encuentran en inglés.

Conclusiones

Zoho Books es un software que simplifica la gestión de las finanzas de tu empresa, para que tengas información en tiempo real cuando requieres tomar decisiones.

Cuenta con una infinidad de funciones que permiten la gestión con clientes, proveedores, inventarios, impuestos, bancos y más, desde la web, tu dispositivo móvil o incluso tu reloj inteligente.

Existen muchas razones por las que este software se convertirá en un gran aliado para el crecimiento de tu negocio, entre ellos su precio, integraciones con otros software que amplían su funcionalidad, buen soporte, seguridad y la facilidad de uso.

Pero, si andas en búsqueda de una solución más ligera y económica para la gestión de presupuestos y facturas, prueba con Zoho Invoice con bondades únicas y planes a cada necesidad.

Si te ha gustado este artículo y crees que puede ser de utilidad para alguien más, compártelo ahora mismo.